Im ReminderFox gespeicherte Termine können als Einladungen
versendet werden. Antwortet der Eingeladene darauf
(Bestätigungen/Ablehnungen etc) kann dies dem Termin zugefügt
werden, ebenso Einladungen die der Benutzer per E-Mail erhält.
Einladungen sendet der Organisator eines Termins per E-Mail an
die erforderlichen oder gewünschten Teilnehmer. Er erwartet eine
Antwort (RSVP) von den Eingeladenen und kann diese Antworten in seine
Terminliste übernehmen und so den Status verfolgen.
Die Teilnehmer können ihrerseits -- sofern sie auch Reminderfox
einsetzen -- diese Einladungen in ihre Terminliste übernehmen, ihre
Antwort senden und diesen Status als Termin in der ReminderFox Liste
führen.
Reminderfox Einladungen basieren auf dem Internet Protokoll
"iCal / iTIP" das die Interoperabilität zwischen
Kalender-Systemen definiert.
[iCAL] - specifies a core specification
of objects, data types, properties and property parameters (siehe
RFC2445)
[iTIP] - specifies an interoperability protocol for scheduling between
different implementations (siehe RFC2446)
Hinweis:
Siehe auch Einladungsfunktionen
nutzen mit Firefox und Thunderbird/Seamonkey/Postbox.
Senden eines Termines
In der Reminderfox Terminliste werden die zu
versendenden Termine markiert. Mittels des Kontext Menüpunktes
[Termin Exportieren / Senden] wird der Einladungsprozess eingeleitet.
Werden mehrere Termine ausgewählt, so
sendet Reminderfox diese als 'Termin Information'. Wird nur ein Termin
ausgewählt, kann der Benutzer entscheiden, wie dieser gesandt
werden soll.
Wird der Versand als 'Einladung/Terminplan [iCal]' gewählt, so wird
das Dialogfeld erweitert. Die Teilnehmernamen mit E-Mail Anschrift
müssen eingegeben werden und es kann ggf. ein Mitteilungstext
angefügt werden.
Mit dem Symbol neben der
Eingabe für Teilnehmer lässt sich das Thunderbird, SeaMonkey,
Postbox (TB/SM/PB) Adressbuch aufrufen.
Im Adressbuch von TB/SM/PB werden die gewünschten Teilnehmer
markiert. Mittels einer Menüschaltfläche [kopiere Mail Adresse(n)] auf der
Symbolleiste des Adressbuches können die Namen und Mailanschriften
kopiert werden.
Hinweis: Diese Menüschaltfläche
ist ggf. auf der Symbolleiste des Adressbuches zu
installieren.
Bei TB/SM/PB werden diese kopierten Angaben direkt in das Eingabefeld
"Teilnehmer" des Dialogs "Termin(e) senden"
übertragen.
Wird Firefox verwendet, erfolgt die Auswahl im
Adressbuch ebenso, aber der Eintrag in das Dialogfeld
"Teilnehmer" muss separat erfolgen:
Im Dialogfenster "Termin(e) senden"
Cursor auf das Feld "Teilnehmer" stellen und mittels
Kontextmenü [Einfügen] übernehmen.
Wird der Dialog "Termin(e) senden"
mit [OK] bestätigt, erstellt Reminderfox mit dem gewählten
Termineintrag und den Informationen aus dem Dialogfenster
"Termin(e) senden" eine Einladung, d.h.
es entsteht ein E-Mail für die angegebenen Teilnehmer
in der Terminliste des Organistator wird der Termin mit allen
Einladungseigenschaften versehen
der Organisator kann diese Einladung in seiner Reminderfox
Terminliste für die Verfolgung der Teilnehmerantworten nutzen
Hinweis:
Wird Reminderfox nicht mit Thunderbird, Seamonkey oder Postbox benutzt,
muß ggf. die Mail-Anwendung und die Mail-Adresse des Einladenden
angegeben werden.
Empfangen und
Bearbeiten einer Einladung
Ist Reminderfox für die Mail Anwendung
Thunderbird, Seamonkey oder Postbox installiert, können
"iCalendar" Einladungen, die per E-Mail eingehen als
Termineinladung in ReminderFox eingelesen werden. Derartige
Einladungsinformationen können als Anhang oder innerhalb des
E-Mail-Textes, als sogenanntes 'Inline' enthalten sein.
Diese Abbildung zeigt ein geöffnetes Mail
einer Thunderbird Anwendung mit einer Einladungsinformation, die hier im
Anhang [1] als Datei "ReminderfoxEvents.ics"
enthalten ist.
Die abgebildeten Schaltflächen [Accept]
[Decline] im Kopf des Mail [2] gehören zur
installierten Erweiterung "Lightning" -- eine andere
Kalenderanwendung. Sollen die Einladungstermine auch dort verwendet
werden, so ist dies mit der Lightning Bedienung separat vorzunehmen.
Für die Bearbeitung der Einladung mit Reminderfox wird der Anhang
(hier: ReminderfoxEvents.ics) bearbeitet. Mittels des Kontextmenüs
über dem Anhang-Symbol mit dem Menüpunkt [iCal-Termine
importieren] aufrufen :
Einladung in den
Terminen des Teilnehmers
Mit dem Menü Punkt [iCal-Termine
importieren...] wird der Dialog "Termin hinzufügen" mit
den empfangenen Einladungsinformationen geöffnet:
[1] Einladungsinformationen: Dieser Bereich informiert
über Details der Einladung:
Termin Optionen
von wann ist die Terminplanung
die Planungsnummer
ob der Termin bestätigt oder vorläufig ist
ob es sich um einen öffentlichen oder privaten Termin
handelt
den 'Organisator' mit Mailadresse
'Meine Teilnahme' diese Zeile gibt wieder, wie "ich"
als Teilnehmer eingeladen wurde.
Teilnehmer - hier werden weitere Teilnehmer am Termin
aufgeführt. Mit dem Personen-Symbol neben der Zeile
'Organisator' und der angezeigten Zahl erfolgt der Hinweis wieviel
Teilnehmer für den Termin eingeladen wurden. Dieses Symbol ist
auch eine Schaltfläche mit der die Liste der Teilnehmer
ein-/ausgeblendet werden kann.
Die Symbole vor den Mailadressen haben folgende Bedeutung:
RSVP: eine Antwort wird
gewünscht
Rolle/Teilnahme: ist erforderlich,
gewünscht, nicht erforderlich
Dies zeigt eine erforderliche
Aktion des Teilnehmers an.
[2] Die Schaltflächen
[Annehmen] [Ablehnen] ermöglichen es dem Teilnehmer dem Organisator
über seine Teilnahme zu informieren.
[3] In dem Notizfeld wird der
Verlauf der Bearbeitung für den Termin festgehalten. Es kann nach
Belieben geändert oder löscht werden ohne die
Funkionalität einzuschränken.
[4] Die Daten des Termins (mit
Wiederholungsoption), der Ort (Location) und der Titel (Description)
können vom Teilnehmer nicht geändert werden. Dies ist nur
für den Organisator möglich.
Mit der Bestätigung oder Ablehnung [2]
der Einladung sendet der Teilnehmer ein Mail an den Organisator und
aktualisiert seinen Termin:
Antwort zu einer
Einladung
E-Mails von Teilnehmern mit Einladungsantworten
haben das gleiche Erscheinungsbild wie die E-Mails mit Einladungen
(siehe oben). Sie werden vom Organisator geöffnet und in die
Reminderfox Liste importiert:
[1] Der Organisator sieht -
nach dem er auf das Symbol 'Zeige alle Teilnehmer' geklickt hat - den
gesamten Terminstatus der eingelesenen Antworten der Teilnehmer
[2] In dem Notizfeld wird der
Verlauf der Bearbeitung für den Einladungstermin festgehalten. Es
kann nach Belieben geändert oder löscht werden ohne die
Funkionalität einzuschränken.
[3] Die Termindaten/-zeiten
(mit Wiederholungsoption), der Ort (Location) und der Titel
(Description) können nur vom Organisator geändert werden.
Wichiger Hinweis:
Eine Änderung dieser Einträge bedeutet eine wesentliche
Änderung des Termins und erzeugt automatisch ein Mail an die
Teilnehmer. Diese Terminänderung wird durch ein neues Datum und
eine andere Nummer ausgewiesen, dies würde an Position [4]
erscheinen.
Hinweise zum Arbeiten mit Terminplanung
Einladung in Firefox und Thunderbird/Seamonkey/Postbox
Die ReminderFox
Einladungsfunktionen nutzen E-Mail (Thunderbird/Seamonkey/Postbox) zum
Senden und Empfangen der Einladungsdaten.
Die Benutzung von Firefox gestattet die in ReminderFox gespeicherten
Einladungen anzuzeigen. Zur Erkennung der Namen / E-Mail Adressen sind
jedoch die E-Mail Konto Einstellungen erforderlich, die hier nicht zur
Verfügung stehen. Der volle Funktionsumfang ist mit der
ReminderFox Installation in Thunderbird/Seamonkey/Postbox gegeben.
Der Versand von Terminen als Einladung kann auch mit in ReminderFox
gespeicherten Terminen eingeleitet werden (Funktion "Termin
Exportieren / Senden"). ReminderFox nutzt hier im Hintergrund
die E-Mail Funktionen der ReminderFox Installation auf
Thunderbird/Seamonkey/Postbox.
Spezifische Hinweise für
den Organisator bzw. die Teilnehmer:
Einladender
Wurde ein Termin bereits als Einladung geschickt, so ist ein
erneutes Senden nicht möglich. Es erfolgt eine entsprechende
Warnmeldung.
Änderungen zu Einladungen werden durch Ändern des
Termins, des Ortes oder des Titel vorgenommen. Erfolgt eine derartige
Änderung wird automatisch ein E-Mail mit der Aktualisierung
gesendet.
Wird versucht eine Antwort eines Teilnehmers ein zweites mal
zu bearbeiten/ zu importieren, so wird gefragt ob diese ggf. alte
Antwort nochmals bearbeitet werden soll. Falls ja, werden vorhandene,
ggf. neuere Antworten von dem Teilnehmer überschrieben.
Die Auswahl mehrerer Termine wird als "versenden von
Termin Informationen" bearbeitet. Die Termindaten werden in eine
ICS-Datei geschrieben und als Anhang zu einem E-Mail zur Verfügung
gestellt. Es erfolgt keine Einladung.
Wird ein E-Mail mit einer Einladungsantwort von einem Absender
empfangen, der nicht auf der Einladungsliste steht, so erfolgt eine
Warnmeldung: "Nicht eingeladener Teilnehmer". Der Organisator
kann mittels eines Menüs auswählen, zu welchem Teilnehmer die
Antwort ggf. zu zuordnen ist, oder den Vorgang abbrechen.
Wird ein E-Mail mit einer Einladungsantwort bearbeitet, bei
dem der angegebene Organisator nicht mit einem Mail-Accounts
übereinstimmt, so wird dieses Mail / diese Antwort nicht als
Einladung bearbeitet.
Meine Teilnahme
Einladungen als Anhang zu E-Mails können nur einmal
bearbeitet werden. Weitere Versuch zeigen eine Warnmeldung.
Für Termine mit Einladungsinformationen, die bereits mit
[Akzeptiert] und [Abgelehnt] beantwortet wurden, kann der Teilnehmer
diesen Status ändern. Hierzu wird das Symbol
"Akzeptiert" bzw. "Abgelehnt" vor dem
Teilnehmernamen angeklickt. Dies erzeugt ein E-Mail an den Organisator
und ändern den Reminderfox Eintrag entsprechend.
Mit dem Symbol "Alle Benutzer zeigen" werden alle
Namen der Teilnehmer des Termins und deren letzter, empfangene Status
angezeigt. Dies muss nicht dem letzten Stand aller Antworten, die beim
Organisator eingegangenen sind entsprechen. Hierzu müsste der
Organisator den aktualisierten Status erneut an alle Teilnehmer senden.
Sendet der Organisator einen neuen Status für das
Treffen, so werden diese Daten für den Termin übernommen.
Teilnehmer
Der Abschnitt Teilnehmer dient nur zur
Information wer an dem Treffen teilnehmen soll und welche Erfordernisse
für die Teilnehmer vom Organisator gesetzt bzw. von den Teilnehmern
zurückgesandt wurden.